Secretária tem por funções apoiar gerentes, supervisores e outros profissionais nos vários serviços administrativos. A secretária marca e controla compromissos, reuniões e viagens; responde e faz chamadas telefônicas, fax, emails; digita cartas, relatórios, apresentações e outros documentos; arquiva documentos; assiste reuniões e faz a ata da reunião; solicita ou compra material de escritório; entre outras coisas.

Já a recepcionista tem por função recepcionar visitantes; atender telefonemas; efetuar chamadas telefônicas; responder perguntas gerais sobre a empresa ou direcionar as perguntas pra funcionários qualificados a responder; Processar a correspondência recebida (pacotes, telegramas, faxes e mensagens), organizá-los e distribuir pro destinatário, entre outras.

Porém, em alguns empregos não fazem diferença.